Sinds kort heb ik een nieuwe manier om met de dagdagelijkse beslommeringen om te gaan. Het systeem werkt, maar is zeker nog niet perfect. Ik heb ook nog wel wat moeite om het vol te houden, maar het gaat steeds beter en beter.

1 ) Beantwoord elke sms en elke email ONMIDDELIJK

Geen excuses, gewoon doen. “Ik zal vanavond wel antwoorden” is bullshit, dat komt er toch niet van.

2 ) Houd gemaakte afspraken bij

Vergeet geen afspraken en maak ENKEL beloftes die je kan waarmaken. Durf NEE zeggen. Probeer MISSCHIEN zoveel mogelijk te vermijden. Mensen houden niet van misschien. Een NEE is duizend keer beter dan een op het laatste moment afgebelde afspraak. Dikwijls weet je op voorhand al dat je er niet gaat geraken en zeg je dat je “misschien wel even binnenspringt”. Het probleem is dat mensen dikwijls echt op je rekenen. Leer deze slechte gewoonte dus af.

3 ) Neem initiatief

Hou al je contacten bij in een soort adresboekje. Deel de personen in je leven op in goede vrienden, gewone vrienden en kennissen. Zorg dat de mensen die je in je leven wil houden in je leven blijven. Neem regelmatig eens contact op met hen. Vraag om eens iets te gaan drinken of eten en babbel bij. Als het initiatief altijd van 1 kant moet komen, vinden mensen je al snel onsympathiek en nemen ze bewust of onbewust geen contact meer met je op. Weg vrienden.

Langs de andere kant is het wel een slim idee om de mensen die je niet steunen in wat je wil bereiken, de mensen die ziekelijk jaloers zijn op alles wat je doet of de mensen die je niet kan vertrouwen gewoon te negeren. Zo verdwijnen ze vanzelf uit je leven en is er meer plaats voor positieve, goede relaties.

Als je te veel kennissen hebt om ze allemaal geregeld te ontmoeten is het een slim idee om regelmatig eens een soort van meeting te organiseren voor meerdere mensen tegelijkertijd. Op die manier kan je hele vriendengroepen in 1 keer opnieuw ontmoeten. Dit kan in de vorm van een feest of een gezamelijk etentje. Eens bellen of emailen kan natuurlijk ook al wonderen doen.

4 ) Houd deadlines zo KORT mogelijk

Niets is beter om je hoofd te vullen met zorgen dan een veel te lange deadline. Als je voor een werkje dat slechts 1 dag duurt de deadline pas over 2 weken stelt, dan is de kans groot dat je ZELF PROBLEMEN BIJMAAKT die totaal overbodig zijn. Je vergroot als het ware de taak om toch maar de beschikbare uren op te vullen.

Dit is de reden waarom ik het hele concept van per uur betaald worden compleet achterhaald vind. Mensen die per uur betaald worden doen hun best niet om een zo goed mogelijk resultaat te verkrijgen. Nee, ze doen hun best om zoveel mogelijk uren te vullen met zever.

Deze aanpak is uiteraard zwaar problematisch. Niet alleen kost het bakkenvol geld, het is ook pure tijdverspilling.

Stel dat ik je dwong om je hele werkdag van 8 uur af te handelen in 2 uur. Denk je dat je minder resultaat zou behalen? Ik ben ervan overtuigd dat zowat 99% van de bevolking waarschijnlijk zelfs BETERE resultaten zou halen.

Let op: dit voorbeeld geldt uiteraard enkel voor knowledge workers, en nietzozeer voor mensen die met hun handen werken.

Om dit allemaal vlot te laten verlopen heb ik 5 schemas:

1 ) Agenda

Ik neem een hoop printerpapier, ik verdeel elk papier in 21 vakjes (3 weken) en ik zet de datum in elk vakje. Ik hou alles bij mekaar met een paperclip.

Ziedaar mijn agenda.

Meer heb ik niet nodig. Ik zet elke afspraak, les of bezigheid erop. Deadlines duid ik aan met een een Davidster-teken.

2 ) Projecten

Hoop printerpapier. Op het eerste blad in ‘t groot “PROJECTEN” en vervolgens een hele lijst met allemaal projecten waar ik aan werk of ooit aan ga werken. Ook goede ideeën voor projecten komen in deze bundel.

Ik schrijf naast elk project welke stappen (“next-actions”) ik moet ondernemen om dit project te realiseren.

Een voorbeeld:
 

Project: Uiterlijk

- naar de kapper gaan
- nieuwe kleren kopen
- beginnen fitnessen
 
 
Project: Toomas.be

- nieuwe posts schrijven
- mailing list maken
- gastartikels schrijven voor andere blogs
- pagina “over de schrijver” aanpassen
  
Project: Boek schrijven
 
Project: HowToBecomeWildlyPopular.com

3 ) Blog Artikels

Enkele papieren vol met ideeën voor artikels. Velen zullen het ongetwijfeld nooit halen omdat ze te zwak zijn, maar het is wel een gigantisch goede inspiratiebron. Op deze manier kan ik altijd terug de draad oppikken van oude ideeën. Ook websites en voorbeelden van goede artikels komen in deze bundel.

4 ) Taken: Korte Termijn

Taken die ik moet doen binnen de paar dagen. Op dit papier wordt heel veel doorstreept en aangevuld.

5 ) Taken: Lange Termijn

Dingen die ik niet onmiddelijk moet doen, maar die ik wel echt niet mag vergeten.

Deze stapel papier ligt bijna altijd op mijn bureau, dus bij geniale invallen of afspraken die ik moet verwerken wanneer ik  niet thuis ben, schrijf ik deze op mijn hand. Als ik dan thuiskom kan ik ze onmiddelijk overschrijven.

Hoe organiseer jij je leven? Hoe zorg jij ervoor dat je afspraken en deadlines niet vergeet?